1. Государственное регулирование архивного дела
Деятельность республиканских государственных и муниципальных архивных учреждений Чувашской Республики осуществлялась в соответствии с принятыми в 2004 году Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Чувашской Республики «Об обязательном экземпляре документов Чувашской Республики», а также Законом Чувашской Республики «Об Архивном фонде Чувашской Республики и архивах».
В рамках оптимизации структуры органов государственной власти в 2004 году произошли значительные изменения как в организации управления архивной отраслью Чувашии, так и в структуре учреждений республиканской архивной службы. Вопросы государственного регулирования развития архивного дела вошли в компетенцию Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики, структурным подразделением которого является управление по делам архивов. В состав управления входят два отдела: государственных и муниципальных архивов, документационного обеспечения управления и ведомственных архивов. Руководит работой управления заместитель министра – начальник управления. Численность сотрудников управления – 9 человек. В соответствии с Положением об Управлении, утвержденным приказом Минкультуры Чувашии от 30.08.2004 №01-07/204, образованы коллегиальные органы Управления по делам архивов Минкультуры Чувашии - Научный совет, ЭПМК, Совет по делам архивов, который станет основной формой взаимодействия органа управления архивным делом и архивных учреждений, призванной решать актуальные вопросы развития архивного дела, документационного обеспечения управления и обязательного экземпляра документов в Чувашской Республике.
В соответствии с постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 15.10.2004 № 249 были образованы самостоятельные республиканские государственные учреждения: РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики», РГУ «Государственный архив современной истории Чувашской Республики», РГУ «Государственный архив технотронной документации Чувашской Республики», РГУ «Государственный архив печати Чувашской Республики». Была проведена работа по урегулированию правовых аспектов деятельности архивных учреждений, их взаимодействия с органом управления архивным делом. Разработаны учредительные и нормативно-методические документы, регламентирующие их деятельность, решены кадровые вопросы.
Произошли изменения и в системе муниципальных архивных учреждений. Специалисты по делам архивов администраций городов и районов, в основном, вошли в состав отделов культуры, организационно-контрольных отделов. Исключение составляют Канашский, Чебоксарский, Урмарский, Яльчикский, Янтиковский, Шемуршинский районы и г. Новочебоксарск, где органы управления архивным делом сохранили свою самостоятельность.
Несмотря на наличие ряда организационных проблем, связанных с изменением структуры архивных учреждений, 2004 год был отмечен поступательным развитием архивного дела в республике, повышением роли архивов в решении государственных задач по защите законных интересов граждан республики, популяризации архивных документов, сохранении и всестороннем использовании информационного потенциала Архивного фонда Чувашской Республики.
10 марта 2003 года состоялось расширенное заседание коллегии Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов. В заседании, приуроченном к празднованию Дня архивов, участвовали все сотрудники государственных архивных учреждений, муниципальных архивов, ветераны архивного дела, руководители и сотрудники министерств, ведомств и организаций – всего около 150 человек. Коллегией был рассмотрен вопрос об итогах работы архивных учреждений Чувашской Республики за 2003 г. и задачах по развитию архивного дела на 2004 г. В ходе обсуждения актуальных вопросов развития архивной отрасли было отмечено, что в целом, несмотря на сохраняющиеся финансовые ограничения и нерешенность ряда проблем, архивные учреждения обеспечили потребность республиканских органов исполнительной власти и органов местного самоуправления, а также широких слоев населения в ретроспективной информации, содействовали решению современных задач социальной и экономической политики.
В преддверии профессионального праздника архивистов 18 февраля 2004 г. в Центральном государственном архиве Чувашской Республики состоялся День открытых дверей. На встречу к архивистам пришли учителя истории, географии, заведующие школьными музеями общеобразовательных школ Чувашской Республики, сотрудники Дома детского и юношеского туризма и экскурсий «Эткер», а также студенты-историки высших учебных заведений г. Чебоксары.
Заседание коллегии, День архивов и др. приуроченные к ним мероприятия широко освещались республиканскими средствами массовой информации. В республиканских, городских и районных периодических изданиях были опубликованы выступления, статьи, подборки архивных документов по истории архивного дела в Чувашии, о деятельности архивных учреждений. Были организованы радиопередачи с участием председателя госкомитета, телевизионные репортажи о проведенных мероприятиях.
20 апреля 2004 г. в Комсомольском районе Чувашской Республики прошел «Круглый стол» на тему «Документальные ресурсы Комсомольского района, как фактор социально-культурного развития». В заседании приняли участие глава администрации Комсомольского района Г.Ф. Волков, руководители государственной архивной службы республики, главы сельских администраций, начальники отделов администрации района, представители редакций, налоговых органов, пенсионного фонда и казначейства, всего около 30 человек. Участниками заседания были подняты проблемы правового обеспечения деятельности органов местного самоуправления и муниципальных организаций, сохранения и пополнения муниципального архива документами, отражающими современную историю одного из крупнейших и многонациональных районов Чувашии.
29 апреля 2004 г. Госкомархивом Чувашии был организован «Круглый стол» «Государственные символы Чувашской Республики: традиции и современность», который был приурочен к впервые установленному в республике Дню Государственных символов. В его работе, кроме работников архивных учреждений, приняли участие председатель комитета Госсовета Чувашской Республики по законодательству Г.Г.Васильев, помощник Президента Чувашской Республики Г.А.Юрьева, зам. директора Чувашского государственного института гуманитарных наук В.Г.Харитонова, художник-геральдист В.А.Шипунов, работник отдела культуры Мариинско-Посадской районной администрации Г.Н.Шипунова. Участниками заседания были подняты многие вопросы, связанные с историей и развитием национально-государственной символики, в том числе: государственное регулирование функционирования геральдической системы; национальные и государственные символы: формирование общественного сознания; создание государственной и муниципальной символики: каноны и творчество; проблемы сохранения документов, посвященных формированию геральдической системы республики и созданию государственной символики; проблемы преподавания геральдики в учебных заведениях.
Участники встречи ознакомились с выставкой архивных документов, посвященной истории государственной символики Чувашской Республики, работами художника-геральдиста В.А.Шипунова – разработчика многих муниципальных гербов Чувашии, получивших признание Герольдии при Президенте Российской Федерации. Кроме того, на заседании круглого стола состоялась презентация электронного издания «Государственные символы Чувашской Республики: история и современность», подготовленного сотрудниками государственной архивной службы Чувашии.
28 июня 2004 г. состоялся Круглый стол по проблемам сохранения информационных ресурсов по истории чувашского народа, организованный управлением по делам архивов Минкультуры Чувашии. В нем приняли участие архивисты республики, представители министерств и ведомств, деятели науки и культуры, коллеги из Республики Марий Эл. На встрече были подняты актуальные вопросы сохранения документального наследия народов Чувашии, особое внимание было уделено проблемам сохранения социально значимой документации и информационных ресурсов по истории чувашской диаспоры. Участники «круглого стола» ознакомились с выставкой «Документальное наследие чувашского народа», на которой были представлена наиболее ценная часть архивного фонда Чувашской Республики. Многие из документов были выставлены впервые. Встреча за «круглым столом» завершилась презентацией первого в Чувашии электронного издания «Документы алатырского Киево-Николаевского новодевичьего монастыря XVII – начала XVIII вв.», подготовленного совместными усилиями Государственного архива электронной документации и Центрального госархива Чувашской Республики. В нем представлен комплекс из 55 письменных памятников – самых древних документов из хранящихся сегодня в архивах Чувашии.
По итогам заседания участники «круглого стола» приняли рекомендации, в которых, в частности, предложено: разработать целевую республиканскую программу сохранения информационных ресурсов по истории чувашского народа, принять муниципальные программы сохранения архивных фондов, обеспечивающие финансирование и укрепление материально-технической базы муниципальных архивов, оснащение архивохранилищ современными средствами охранной и пожарной сигнализации; повысить социальную защищенность работников архивов.
Заседание «круглого стола» широко освещалось республиканскими средствами массовой информации: телевидением, радио и прессой.
В прошедшем году архивистами республики была опробована новая эффективная форма пропаганды исторических знаний - организация архивных чтений. 7 октября 2004 года были проведены Архивные чтения, посвященные 95-летию со дня рождения Ильи Ивановича Музыкантова, одного из организаторов архивного дела Чувашии. В мероприятии приняли участие руководители органов управления архивным делом и архивных учреждений Республики Татарстан, Республики Мордовия, Нижегородской области, представители органов исполнительной власти, научных учреждений, промышленных предприятий, студенты ВУЗов, ветераны архивного дела республики – всего около 200 человек. На встрече были обсуждены вопросы, входившие в круг профессиональных интересов И.И. Музыкантова:
- проблемы формирования Архивного фонда Российской Федерации;
- формы и методы научного использования архивных документов.
На обсуждение также выносились проблемы взаимодействия и сотрудничества ветеранов архивного дела и молодежи.
На встрече состоялись презентации видеофильма «Архивное дело Чувашии: традиции и современность», сборников документов «Киево-Николаевский Новодевичий монастырь в г. Алатырь (Сборник документов XVII- начала XVIII веков)», «Чувашский край в период русско-турецкой войны 1877-1878 гг. (документы и материалы)», а также электронных выставок «Наш Андриян» и «Листая страницы фотоальбома…».
С особым вниманием и признательностью участники Архивных чтений приняли результат многолетнего труда архивистов республики - справочное издание «Архивное дело Чувашии в лицах». Книга содержит информационный материал о более 100 сотрудниках архивных учреждений республики, начиная с организаторов архивного дела в Чувашии и заканчивая нашими современниками. Во вступительной статье подчеркивается, что «… эта книга – дань уважения многим поколениям людей, посвятившим свою жизнь нелегкому и подчас незаметному труду – собиранию, сохранению и использованию документов Архивного фонда Чувашской Республики». Издание подготовлено в сотрудничестве с ветеранами архивного дела.
В рамках мероприятия участники Архивных чтений побывали в музее Космонавтики в с. Шоршелы и возложили цветы на могилу космонавта А.Г. Николаева. В дар музею был преподнесен компакт-диск «Наш Андриян», подготовленный архивистами Чувашской Республики.
Архивные чтения получили высокую оценку научной общественности, материалы были представлены в виде электронного издания. Предполагается, что мероприятие станет традиционной формой обсуждения актуальных вопросов развития архивного дела.
В истекшем году на укрепление материально технической базы государственных архивных учреждений по сравнению с предыдущим периодом направлены значительные средства: в том числе 900,0 тыс. рублей на реконструкцию здания архива по ул. Урукова (в 2003 г. – средства не выделялись), на капитальный ремонт зданий архивов 3049,0 тыс. рублей (в 2003 г. – нет), текущий ремонт зданий – 198,7 тыс. рублей (в 2003 г. – 480,0 тыс. рублей). Выполнена проектно-сметная документация на реконструкцию здания по ул. Урукова, капитально отремонтированы система электроснабжения и противопожарного водопровода, введена в эксплуатацию автономная котельная на газовом топливе в здании архива по ул. Урукова, отремонтированы фасад, наружные стены и часть внутренних помещений Центрального государственного архива Чувашской Республики. Приобретены основные средства на 199,0 тыс. рублей. Однако, финансовые средства из федерального бюджета, предусмотренные федеральной программой «Культура России (2001 – 2005 годы)» подпрограммой «Архивы России», выделены не были.
Специалистами государственных архивов оказаны платные услуги на 640,46 тыс. рублей (в 2003 г. – 530,3 тыс. рублей).
2. Обеспечение сохранности и
государственный учет документов Архивного фонда
В отчетный период вопросы обеспечения сохранности документов по-прежнему находились в центре деятельности архивных учреждений республики. С выделением в 2003 г. помещения площадью более 2,5 тыс. кв.м. республиканские архивы получили реальную возможность для решения проблем нехватки архивных площадей. Бюджетные средства в отчетном году были направлены на проведение различного рода ремонтных работ во всех зданиях, занимаемых республиканскими архивами, а также на установку автономного газового отопления в здании по ул. Урукова, д.2 «а», в связи с чем реконструкция и ремонт архивохранилищ будут проведены в 2005 году.
В рамках муниципальных программ обеспечения сохранности документов Архивного фонда Ядринский районный архив переехал во вновь выделенное реконструированное помещение площадью 109,03 кв.м., где помимо установления новых металлических стеллажей осуществлены мероприятия по обеспечению безопасности документов. Комплексная работа по созданию условий хранения архивных документов в отчетном году проведена в Алатырском городском архиве, ранее располагавшем совместно с Алатырским районным архивом в одном помещении. С переездом последнего в здание администрации района, городской архив получил в свое распоряжение 124 кв.м. площади. На выделенные городской администрацией средства и за счет привлечения спонсорских средств был произведен не только ремонт всего помещения, но и установлены дополнительные стеллажи, смонтирована новая пожарная сигнализация с установкой современных датчиков и аппаратуры, отремонтирована электропроводка. Урмарскому районному архиву дополнительно установлены стеллажи 78 пог.м. Всего за отчетный период в муниципальных архивах стеллажные полки увеличились на 333 пог.м.
Республиканскими архивами осуществлены организационные мероприятия, предусмотренные с перспективным планом по совершенствованию противопожарной безопасности (обновлены приказы, проведены рейды по проверке, инструктажи и т.д). С приглашением специалистов республиканской организации ВДПО проведено занятие по противопожарной безопасности.
В соответствии с указаниями и рекомендациями Росархива по усилению безопасности документов Архивного фонда республиканскими архивами в отчетный период осуществлены организационно-методические мероприятия по повышению нормативных требований хранения архивных документов на стадии их использования. Так, Центральный госархив во исполнение приказа Росархива от 23.12.2003 № 93 «О хищении документов в РГВА» вопрос состояния обеспечения сохранности архивных документов при их использовании рассмотрел на заседании дирекции и на производственном совещании коллектива при участии руководства комитета. Госархивом также разработаны и внедрены «Порядок использования документов ограниченного доступа», «Инструкция о порядке выдаче и приема дел, описей и копий фонда пользования из архивохранилищ госархива». Аналогичная инструкция была разработана и в ЦГАОО Чувашской Республики.
В связи с обнаружением в прошлом году в архивохранилище Центрального госархива наличия плесени на внешней стороне обложек и корешках дел, они подвергнуты дезинфекционной обработке 3% раствором формалина. Формалиновой обработке также подвергнуто 3726 листов документов. Сплошное обеспыливание проведено по пяти фондам объемом 20099 ед.хр. В Центральном государственном архиве общественных объединений Чувашской Республики дезинфекционной обработке подвергнуты 56 ед.хр. (1792 листа). Помимо этого, в центральных госархивах и в некоторых муниципальных архивах проводилась проверка наличия и состояния дел. В ЦГА Чувашской Республики наряду с документами на бумажной основе проверкой были охвачены и документы на пленочных носителях. Во исполнение указания Росархива и в соответствии с «Рекомендациями по проведению оценки физико-химического состояния страхового фонда» в Центральном госархиве визуальным осмотром осуществлена проверка технического состояния страховых копий в объеме 600 роликов. Проведен комплекс работ по обеспечению сохранности аудиовизуальных документов. По договоренности с ГТРК «Чувашия» все кинодокументы хранящиеся в Центральном государственном архиве Чувашской Республики, переведены на современные носители. Страховой фонд на кинодокументы архиву не передан. В будущем году намечено приобрести DVD диски для изготовления ГТРК «Чувашия» страхового фонда на кинодокументы с последующей передачей их архиву. Создание страхового фонда на фотодокументы осуществлялось как на традиционных носителях, так и в электронном формате. На пленочной основе изготовлен страховой фонд в объеме 127 ед.хр. Продолжено, начатое в прошлом году, создание страхового фонда на фотодокументы в электронном формате, отсканировано 875 ед.хр.
Консервационно-профилактической обработке подвергнуты 200 ед.хр. фотодокументов, изготовленные в 80-ые годы ХХ века и 10000 кадров микрофильмов (34 ролика, с № 7893 по № 8488).
С учетом рекомендаций Всероссийского совещания главных хранителей (г. Нижний Новгород) и итогов анализа, проведенного согласно анкете Росархива, в центре внимания деятельности госархивов находилась работа с особо ценными документами; в ЦГА Чувашской Республики начата работа по проведению комплексного анализа. помимо этого ЭПМК согласованы описи ОЦД на 131 ед.хр. В ЦГАОО Чувашской Республики в результате выявления по документам фонда Чувашского рескома КП РСФСР составлена опись на 200 ед.хр. ОЦД. В ЦГА Чувашской Республики продолжена работа с уникальными документами. Согласно методическим рекомендациям Росархива, на 49 документов, выявленных по фонду Киево-Николаевского Новодевичьего монастыря, оформлены листы учета и описания. Аналогичная работа проводилась по фонду Чебоксарской воеводской канцелярии. Госархивом электронной документации продолжена работа по оцифрованию кадров на особо ценные документы; обработано 2266 кадров по фондам Цивильской и Чебоксарской воеводских канцелярий.
Работа по улучшению физического состояния документов Архивного фонда проводилась всеми государственными и муниципальными архивами. Помимо подшивки и переплета дел проводился мелкий ремонт и простейшие виды реставрации документов с неудовлетворительным физическим состоянием.
В отчетный период особое внимание уделялось состоянию государственного учета документов. В связи с имеющимися недостатками в организации учета, выявленными в ходе составления паспортов по состоянию на 01.01.2004, и отставанием работы по внедрению автоматизированной учетной базы данных вопрос о состоянии государственного учета документов Архивного фонда был рассмотрен коллегий Госкомархива Чувашии. Во исполнение принятого решения всеми республиканскими архивами были разработаны планы мероприятий. В отношении учета документов муниципальных архивов был разработан сводный план мероприятий, в котором помимо мероприятий по организационно-методическому обеспечению предусматривались меры контроля.
Объем данных, введенных в ПК «Архивный фонд» составило всего по центральным госархивам на 01.01.2005 22,09 Мб, по 2892 фондам, 7148 описям, в т.ч. ЦГА Чувашской Республики общий объем базы 20,9 Мб, информация внесена о 2856 фондах, 6611 описях, 1087292 ед.хр. В 2004 году внесены изменения в 45 фондах, произведена сверка, добавление ключевых слов, аннотаций к описям, внесены 50 исторических справок, объем введенной информации составил 2,7 Мб.
ЦГАОО Чувашской Республики: общий объем базы - 1,19 Мб, по 36 фондам, 537 описям. В 2004 году введено 0,57 Мб.
3. Формирование Архивного фонда. Организационно-методическое руководство
ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве
учреждений, организаций и предприятий
В области формирования Архивного фонда интенсивно велась работа, направленная на улучшение ведомственного хранения документов, обеспечения сохранности, качественное комплектование государственных и муниципальных архивов.
Вопросы состояния ведомственного хранения документов (итоги паспортизации архивов организаций источников - комплектования республиканских и муниципальных архивов по состоянию на 1 декабря 2003 г.) рассмотрены на заседании коллегии 23 апреля 2004 г. и принято соответствующее решение.
В целях контроля за исполнением архивного законодательства и совершенствования работы с документами в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов проведено 440 комплексных, тематических, контрольных проверок. Итоги комплексных проверок в большинстве случаев докладывались руководству организаций и рассматривались на совещаниях сотрудников. По результатам комплексных проверок проведено в организациях 75 совещаний.
В течение года проведены 4 республиканских семинара-совещания: по системам Комитета по земельным ресурсам и землеустройству по Чувашской Республике и органов Прокуратуры Чувашской Республики по вопросам организации работы с документами, ЦГСЭН - по вопросам внедрения методического письма о фондировании и описании документов органов госсанэпиднадзора, согласованного с ЭПМК Госкомархива Чувашии, в Чувашпотребсоюзе - по вопросам описания документов и передачи на постоянное хранение. Также регулярно проводились совещания по итогам научно-технической обработки документов.
В истекшем 2004 г. сотрудники архивных учреждений постоянно оказывали методическую и практическую помощь организациям в составлении номенклатур дел, положений об ЭК, положений об архивах, инструкции по делопроизводству. Разработаны 2 типовые инструкции по делопроизводству для редакции газет (журналов), центра Госсанэпиднадзора в районах и городах Чувашской Республики и методические рекомендации по проведению комплексных, тематических и контрольных проверок. Всего оказано более 1100 консультаций. Продолжается работа по внедрению Основных правил работы архивов организаций (М., 2002) , ГОСТ Р 6.30-2003, инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления, утвержденной Постановлением Кабинета Министров в марте 2004 г.
В целях качественного пополнения Архивного фонда Чувашской Республики документами по выборам всех уровней проведен анализ о документах избирательный компаний, хранящихся в республиканских муниципальных архивах и Центризбиркоме и территориальных избирательных комиссиях Чувашской Республики.
В 2004 году в целях формирования Архивного фонда Чувашской Республики проведены «Круглый стол» и «День дарения». Результатом встреч была передача личных документов ветеранами спорта Р.П. Сретенским, Н.П. Стешовым и ветеранами Великой Отечественной Войны 1941-1945 гг. П.Л. Лукиным. М.К. Антоновым, М.П.Ижеевым. По сдаточным описям в ЦГАОО Чувашской Республики поступили на хранение документы сельского корреспондента В.И. Карпова, доктора филологических наук, профессора Л.П. Сергеева, Чувашского общественно-культурного центра, Союза чувашских писателей и агитационные материалы в поддержку кандидатов в депутаты Государственной Думы Российской Федерации.
На постоянное хранение государственными и муниципальными архивов принято из организаций 16299 ед.хр. управленческой документации, в том числе 831 ед. хр. архивно-следственные дела на реабилитированных и 22384 ед. хр. документов по личному составу.
Плановое комплектование Центрального государственного архива Чувашской Республики управленческой документацией в связи с дефицитом площадей не осуществлялось. На государственное хранение принята управленческая документация в объеме 1842 дела только от тех организаций, испытывающих трудности в размещении документов в ведомственном архиве (Чебоксарский городской отдел госстатистики, Управление культуры администрации г. Чебоксары), а также ликвидированных и не имеющих правопреемников: Министерства внешних связей Чувашской Республики, Территориального органа Федеральной службы России по финансовому оздоровлению и банкротству, Государственного научного учреждения «Национальная академия наук и искусств Чувашской Республики», ПО «Чувашагропромхимия».
Документы Всероссийской переписи населения 2002 г. не описаны и не переданы на постоянное хранение в связи с тем, что Федеральная служба государственной статистики не передала разработочные таблицы по итогам переписи Территориальному органу по Чувашии.
Продолжена работа по аннотированию и передаче оцифрованных фотодокументов на постоянное хранение в государственные архивы Чувашской Республики. В прошлом году в архивы принято на государственное хранение оцифрованных фотодокументов в количестве 562 ед.хр., дубль – негативов – 170, видеокассет – 7 ед.хр.
За отчетный период Государственный архив электронной документации Чувашской Республики активно занимался видеодокументированием мероприятий, проводимых архивной службой Чувашии. В течение года была произведена видеосъемка 4 роликов. Также специалистами архива было проведено оцифрование и видеомонтаж с наложением титров и спецэффектов 5 документированных ранее сюжетов.
На заседаниях ЭПМК Управления по делам архивов Минкультуры Чувашии рассмотрены и утверждены описи дел постоянного хранения организаций – источников комплектования республиканских и муниципальных архивов с общим объемом 34257 ед. хранения, в том числе по подготовке и проведению выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации четвертого созыва 7 декабря 2003 г. и выборов Президента Российской Федерации 14 марта 2004 г.
Особое внимание уделялось работе с документами ликвидируемых, обанкротившихся организаций. В течение года велась работа по упорядочению документов упраздняемых, реорганизуемых и ликвидируемых территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и республиканских органов исполнительной власти.
Большая работа проделана ЭПК при отделах по делам архивов районных и городских администраций, которые рассматривали и согласовывали номенклатуры дел организаций – источников комплектования, а также утверждали описи дел по личному составу, принимаемых на постоянное хранение от ликвидированных организаций, в том числе не являющихся источниками комплектования.
Отделом информационных услуг на договорной основе упорядочено 4500 дел постоянного хранения и 4300 дел по личному составу и выполнены договорные работы на сумму 480 тыс. рублей.
В целях повышения качественного состава Архивного фонда Чувашской Республики проведено уточнение списков организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов. На 01.01.2005 г. их количество составляет 1671.
В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации организована паспортизация ведомственных архивов источников комплектования.
4. Создание информационно-поисковых систем,
научная информация и использование документов
С учетом рекомендаций Всероссийской научно-практической конференции «Тенденции и перспективы развития НСА к документам государственных и муниципальных архивов» (Москва, 22-23 апреля 2003 г.) и решения коллегии Росархива от 8 августа 2003 г. «О состоянии работы государственных архивов Российской Федерации по созданию и развитию научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации в 1996 – 2001 гг.» усилия архивных учреждений Чувашской Республики в работе по развитию научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда в отчетный период были направлены на закрепление качественных изменений системы НСА за счет создания автоматизированных информационно-поисковых систем. В этих целях Центральный государственный архив Чувашской Республики и Государственный архив электронной документации Чувашской Республики продолжили работу по созданию полнотекстовой базы данных «Законодательные акты Чувашской Республики». Работа велась по документам фондов облисполкома Чувашской Автономной Области, ЦИК Чувашской АССР и Президиума Верховного Совета Чувашской АССР. В Центральном государственном архиве Чувашской Республики также осуществлялась работа по ведению тематической базы данных «Реабилитированные», которая уже активно используется Международным историко-просветительским, благотворительным и правозащитным обществом «Мемориал». По его запросу был передан информационный массив для подготовки компакт-диска «Жертвы политического террора в СССР».
Программный комплекс «Архивный фонд» в центральных госархивах внедрялся в соответствии с «Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах». В отчетный период также предприняты меры по ведению данной программы в муниципальных архивах, к непосредственному заполнению полей они приступят в январе 2005 года.
Создание и совершенствование традиционных видов справочников в архивных учреждениях республики осуществлялось в соответствии с краткосрочными программами развития научно-справочного аппарата. Согласно программам усовершенствованием описей занимались центральные государственные и муниципальные архивы. В Центральном государственном архиве Чувашской Республики усовершенствованы описи фондов Ядринской и Чебоксарской уездных землеустроительных комиссий, в Центральном государственном архиве общественных объединений Чувашской Республики – описи фондов Центрального дома партийного просвещения Чувашского обкома КПСС, Ишлейского райкома КПСС, начата работа по усовершенствованию описей фонда Алатырского укома ВКП(б). Муниципальные архивы продолжили работу по совершенствованию НСА к фондам сельхозпредприятий. Помимо усовершенствования описей ими на базе мелких фондов колхозов создавались объединенные архивные фонды, устранялись ошибки фондирования.
С учетом комплектования ЦГАОО Чувашской Республики документами общественных объединений, документы которых, как правило, на государственное хранение принимаются в необработанном состоянии, здесь проведено описание документов партии Чувашского национального возрождения (ЧАП), Чувашского национального конгресса, Чувашского республиканского общества охраны природы, Чувашского республиканского комитета профсоюза работников инновационных и малых предприятий.
В ЦГАОО Чувашской Республики также активно велась работа по описанию документов личного происхождения, где описаны личные архивы народного писателя Чувашии, известного общественного деятеля М. Юхма, президента Ульяновского благотворительного фонда «Еткер», главного редактора национальных программ ГТРК «Волга» О.Н. Мустаева и др. Начато описание значительного по объему личного архива видного государственного деятеля Чувашии С.М. Ислюкова. В ЦГА Чувашской Республики продолжено описание личного архива доктора исторических наук И.Д. Кузнецова. Описанием документов личного происхождения занимались также Козловский, Урмарский, Шемуршинский и Ядринский муниципальные архивы.
Каталогизацией были заняты сотрудники центральных госархивов, где продолжалась проводимая ими в течение ряда лет каталогизация метрических книг (ЦГА Чувашской Республики) и личных дел партийной номенклатуры (ЦГАОО Чувашской Республики).
В ЦГА Чувашской Республики наряду с пополнением предметно-тематического фотокаталога новыми поступлениями, продолжалась работа по его усовершенствованию.
Заметным событием для архивной службы Чувашии в отчетный период явилось издание путеводителя по фондам ЦГАОО Чувашской Республики. Также издан справочник по личному составу государственных и муниципальных архивов (III часть), который включает документы данной категории, хранящихся в фондах ЦГА Чувашской Республики.
В отчетный период в центральных госархивах в установленном порядке осуществлялось рассекречивание документов (информация прилагается).
Накопленные информационные ресурсы Архивного фонда Чувашской Республики активно используются архивными учреждениями в практических и научных целях. Архивные учреждения являются участниками всех общественно значимых событий, происходящих в республике. В рамках реализации Указа Президента Чувашской Республики от 29.12.2003 № 350 «О Годе молодежи и здорового образа жизни» на основе историко-документального наследия через средства массовой информации пропагандировались здоровый образ жизни, культурные, духовные и нравственные ценности. Так, была подготовлена фотогалерея «Молодым везде у нас дорога», размещенная на сайте Минкультуры Чувашии; интернет-выставки «Спортивная гордость Чувашии» и «Листая страницы фотоальбома…», рассказывающая о спортивных достижениях уроженцев Чувашии. В Год молодежи и здорового образа жизни в Центральном государственном архиве общественных объединений Чувашской Республики состоялось открытие выставки документов "Молодежь Чувашии. Век ХХ", посвященной молодому поколению нашей республики прошлого столетия (19 ноября 2004 г.). На выставке представлен богатый документальный материал (более 200 документов) из фондов Чувашского рескома ЛКСМ, коллекции воспоминаний партийных и комсомольских деятелей, личных фондов, хранящихся в архиве.
Документы, представленные на выставке, показывают историю зарождения молодежного движения в Чувашии: образование комсомольских ячеек в уездах, I Всероссийский съезд чувашских секций, ячеек и активных работников РКСМ (июнь 1920 г., г. Казань), участие на фронтах Гражданской войны, работу по ликвидацию разрухи и голода, восстановлению народного хозяйства, образование первых пионерских отрядов в Чувашии. Экспозиция отражает вклад молодого поколения в ликвидацию неграмотности населения, строительство первых промышленных предприятий республики, коллективизацию сельского хозяйства, победу в Великой Отечественной войне, послевоенное восстановление страны, освоение целинных и залежных земель, ударные комсомольские стройки страны, развитие идей научно-технического прогресса и международных связей. Основное внимание в экспозиции уделено уникальным фотографиям. Среди экспонатов наряду с архивными документами представлены предметы музейного характера: октябрятский, пионерский и комсомольский значки, пионерский галстук, пилотка, горн и барабан.
После презентации выставки состоялась встреча ветеранов молодежного движения ХХ века, общественно-политических деятелей республики, руководителей республиканских архивных учреждений с представителями молодого поколения ХХI века - сотрудниками Департамента молодежной политики Минобразования Чувашии, членами молодежных общественных движений: "Молодежная эсперанто ассоциация Чувашской Республики", "Общественно-патриотический центр "Отечество", студентами Чувашского государственного университета им. И.Н. Ульянова. Миловидова В.А. поделилась с молодым поколением своими воспоминаниями об освоении целинных и залежных земель в Казахстане, Зайцев Г.И. рассказал о работе студенческих стройотрядов в 1980-е годы, Тимофеев И.Д. - о выполнении интернационального долга молодежью Чувашии в 1970-е годы. Представитель Департамента молодежной политики Министерства образования Чувашской Республики рассказала о работе молодежных организаций в наше время.
В рамках подготовки многотомного свода письменных памятников чувашского народа, предусмотренной Программой реализации Концепции государственной национальной политики на 1998 – 2005 гг., в целях введения в научный оборот ранее неиспользованных архивных документов, изданы сборники документов «Киево-Николаевский новодевичий монастырь в г. Алатырь», «Чувашский край в период русско-турецкой войны 1877-1878 гг.». Вышел в свет сборника документов «Старые Урмары: вехи истории. Факты, события, фотографии», подготовленный совместными усилиями Староурмарской сельской администрации и Центрального государственного архива Чувашской Республики.
В соответствии с Указом Президента Чувашской Республики «О подготовке и издании многотомной чувашской энциклопедии» проделана большая работа по выявлению архивных документов по истории около 400 населенных пунктов республики.
Значительное внимание архивными учреждениями республики уделяется реализации мероприятий республиканских программ «Патриотическое воспитание граждан Чувашской Республики на 2002 – 2005 гг.» и «Плана мероприятий по подготовке и проведению празднования в Чувашской Республике 60-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941 – 1945 годов». Были организованы выставки документов, «Круглые столы», встречи, уроки, экскурсии. На страницах республиканских и местных газет опубликованы статьи и подборки документов. В ЦГАОО Чувашской Республики подготовлена выставка документов «Не хочу, чтобы была война», где было представлено 140 документов. Открытие выставки состоялось во время встречи с ветеранами Великой Отечественной войны. К 60-летию снятия блокады Ленинграда в журнале «Отечественные архивы» опубликована подборка документов «Здесь нас ждали и заботливо готовились» (о детях эвакуированных в годы Великой Отечественной войны 1941 – 1945 гг. из Ленинграда в Чувашию). В республиканской газете «Хыпар» опубликована подборка документов «Блокадному городу помогала и Чувашия».
Документы Архивного фонда активно использовались также в воспитании подрастающего поколения, со студентами высших и средних учебных заведений, общеобразовательных школ проводились уроки, экскурсии, встречи.
24 февраля и 2 марта 2004 года в Центральном государственном архиве Чувашской Республики состоялись открытые уроки истории со студентами Чебоксарского экономико-технологического колледжа по специальности «Архивоведение и делопроизводство». Тема уроков – «Уроженцы Чувашии в русско-японской войне 1904-1905 гг.». Основная цель проводимого мероприятия – воспитание чувства патриотизма и любви к Родине.
Так, в Центральном государственном архиве общественных объединений Чувашской Республики прошли различные мероприятия, посвященные Дню архивов, в том числе - тематические уроки с использованием архивных документов. 26 февраля прошли уроки в средней общеобразовательной школе № 18 (в 11-х классах), 2 марта - в школе № 27 (в 8-х и 11-х классах) города Чебоксары по теме «Трудные сороковые» и «Есть такая профессия – архивист»; 21 февраля - в 10-х классах Кугесьской средней общеобразовательной школы № 1 Чебоксарского района на тему «Есть такая профессия - архивист». На тематических уроках «Трудные сороковые» учащимся были показаны документы, рассказывающие о мобилизации трудовых и материальных ресурсов республики, размещении эвакуированных заводов и населения, перестройке промышленности на военный лад, массовых починах трудящихся.
На уроках по теме «Есть такая профессия – архивист» учащихся ознакомили с профессией архивного работника, историей становления архивного дела, архивных учреждениях республики.
24 февраля и 2 марта 2004 года в Центральном государственном архиве Чувашской Республики состоялись открытые уроки истории со студентами Чебоксарского экономико-технологического колледжа по специальности «Архивоведение и делопроизводство». Тема уроков – «Уроженцы Чувашии в русско-японской войне 1904-1905 гг.». В ходе урока студенты ознакомились с историческими документами, свидетельствующими об участии уроженцев Чувашии в русско-японской войне.
22 апреля 2004 года в читальном зале Центрального государственного архива Чувашской Республики состоялся «Урок Добра» со студентами 1 курса Чебоксарского экономико-технологического колледжа. Специалисты отдела публикации и использования документов провели урок на тему «Женское образование в Чувашии» (по материалам Симбирской чувашской учительской школы). Были продемонстрированы архивные документы, свидетельствующие о благотворительности и милосердии семьи Яковлевых, жителей города Симбирска, обер-прокурора Синода К.Н. Победоносцева и миллионера, фабриканта, попечителя Симбирской чувашской учительской школы Н.Я. Шатрова, внесших немало средств на открытие и содержание женского отделения при Симбирской чувашской учительской школе.
Традиционно осуществлялось информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления сведениями из документов Архивного фонда Чувашской Республики.
Всего в ходе проведения республиканских мероприятий с использованием архивных документов подготовлено 30 документальных выставок, организовано 60 радио- и телепередач, опубликовано 88 статей и подборок документов по различной тематике с использованием ретроспективной информации, 78 инициативных информаций.
Особое внимание уделяется новому перспективному направлению в использовании документов – созданию электронных изданий, интернет-выставок и интернет-публикаций. Преимуществом этих форм популяризации документов является минимальное привлечение материальных ресурсов; доступность неограниченному кругу пользователей (особенно молодежи); мобильность. В рамках этой работы в 2004 году были подготовлены 5 электронных изданий, 3 интернет-выставки и интернет-публикации:
«Государственные символы Чувашской Республики: история и современность»,
«Свитки Алатырского Киево-Николаевского новодевичьего монастыря в г. Алатырь»,
«Атлас Российской империи, изданный в г. Санкт-Петербург, 1792 г.»,
«Наш Андриян»,
«Спортивная гордость Чувашии»,
«Чувашский край в период русско-турецкой войны1877-1878 гг. (документы и материалы)»
«Молодым везде у нас дорога»,
«Листая страницы фотоальбома…»
Особый интерес общественности вызвала интернет-выставка «Наш Андриан», посвященная 75-летию со дня рождения космонавта А.Г. Николаева. Выставка, состоящая из 8 разделов, рассказывает о жизни и трудовом пути героя космоса. В ней представлены свыше 60-ти фотографий, воспоминаний, отзывов и стихов, многие из которых опубликованы впервые. Выставка размещена на главной странице сайта Администрации Президента Чувашской Республики. Презентация выставки состоялась в сентябре 2004 г. на заседании Научно-методического совета архивных учреждений Приволжского федерального округа в г. Киров. Компакт-диск с выставкой преподнесен в дар музею космонавтики с.Шоршелы
Востребованность электронных изданий, подготовленных архивистами, растет. Достигнуты договоренности о целенаправленном приобретении компакт-дисков для 100 модельных библиотек республики и их усовершенствовании для использования в школах в качестве учебного пособия.
Одной из приоритетных задач архивных учреждений по-прежнему является удовлетворение социально-правовых запросов граждан в целях защиты их конституционных прав. В 2004 году архивными учреждениями республики было подготовлено 11977 справок социально-правового характера, из них с положительным результатом – 10137 справок.
В читальных залах архивных учреждений республики работало около 700 исследователей, им было выдано 22тыс 520 архивных дел.
5. Научно-техническая информация.
Повышение квалификации кадров. Социальное развитие коллектива.
В 2004 году сотрудники архивной службы Чувашии имели возможность знакомиться с новыми достижениями и передовым опытом в отрасли через ведомственные периодические журналы, издания органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Продолжилась работа по экспериментальному внедрению «Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации».
В муниципальных архивах разработаны индивидуальные Положения о СИФ муниципального архива на основе типового, подготовленного специалистами Госкомархива Чувашии в 2003 г. В настоящее время справочный информационный фонд муниципальных архивов приводится в соответствие с данным методическим документом.
Продолжилось тесное сотрудничество с региональными изданиями, в частности с научно-документальным журналом «Гасырлар авазы», учредителем которого является Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Татарстан
Обмен опытом работы осуществлялся посредством личных контактов архивистов Приволжского региона. Так, в 2004 году сотрудники Госкомархива Чувашии знакомились с работой коллег во время рабочих визитов в республики Татарстан, Удмуртию и Самарскую область. Архивные учреждения Чувашии посетили архивисты Нижегородской области, республик Татарстан, Марий Эл, Мордовии. Архивисты Чувашии приняли активное участие в заседании НМС архивных учреждений Приволжского федерального округа в г. Киров в сентябре т.г.
Важнейшим средством обмена информацией является интернет-сайт государственной архивной службы Чувашии «Документальное наследие», который способствует быстрому и качественному обеспечению архивных учреждений научно-технической информацией, представляет неограниченному кругу пользователей опыт работы по традиционным и инновационным направлениям деятельности. В соответствии с постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 30.01.2004 № 25 «Об обеспечении доступа граждан и организаций к информации о деятельности органов власти Чувашской Республики» и решением коллегии Госкомархива Чувашии от 30.04.2003 № 1/2 «О работе по информационной поддержке интернет-сайта Госкомархива Чувашии» была оптимизирована его структура, активизировалась работа по сопровождению сайта. Продолжалось пополнение разделов «Виртуальные выставки», «Архивные источники о знаменитых людях Чувашии», «Находки архивиста», «Справочники, каталоги», «Геральдика Чувашии». Созданы новые разделы сайта «10 марта – День архивов», «Ветераны архивного дела Чувашии».
В 2004 году продолжена деятельность по пополнению сайта «Архивы России» материалами об опыте работы учреждений государственной архивной службы Чувашии, разработке и внедрении новых форм работы архивов республики, новостями отрасли. Информация о деятельности государственных архивных учреждений также и на сайте Минкультуры Чувашии.
В учреждениях государственной архивной службы Чувашии особое внимание уделяется профессиональной подготовке работников. В соответствии с Планом подготовки государственных служащих на 2004 год один сотрудник Госкомархива Чувашии прошел профессиональную переподготовку в Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации. Один сотрудник Центрального госархива Чувашской Республики прошел обучение на двухнедельных курсах по программе «Реставрация дел и документов» в отраслевом центре повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления ВНИИДАД.
В текущем году 12 сотрудников государственных и муниципальных архивных учреждений заочно обучаются в высших учебных заведениях республики, один - в аспирантуре Чувашского государственного педагогического университета им. И.Я. Яковлева.
В сентябре 2004 года сотрудники Управления по делам архивов провели семинар-совещание с работниками муниципальных архивов по актуальным вопросам архивного дела, в октябре - кустовой семинар по внедрению в муниципальных архивных учреждениях программного комплекса «Архивный фонд» (3 версия).
В рамках работы по профессиональной подготовке работников продолжается сотрудничество с Чувашским государственным университетом им. И.Н. Ульянова, Чебоксарским экономико-технологическим колледжем, которые в соответствии с заключенными договорами о сотрудничестве обеспечивают прием нескольких абитуриентов по направлению на учебу от государственной архивной службы на профильные специальности: "Архивоведение", «Документоведение и архивоведение». В июне текущего года состоялся первый выпуск студентов, обучавшихся в Чувашском госуниверситете по специальности историко-архивоведение. На работу в республиканские государственные архивы было принято 3 выпускника.
Студенты традиционно принимают участие в Днях открытых дверей, «Круглых столах», презентациях выставок и встречах, проводимых архивными учреждениями. В прошедшем году организовано прохождение практики студентов ЧГУ им. И.Н. Ульянова, ЧГПУ им. И.Я. Яковлева, Чебоксарского экономико-технологического колледжа в государственных архивах республики.
В рамках работы по повышению квалификации сотрудников государственных республиканских архивных учреждений госкомитетом организованы и проведены занятия по темам:
«Требования к оформлению документов в соответствии с ГОСТ 6.30-2003»;
«Работа с программным комплексом «Архивный фонд» (третья версия)»;
«Структура интернет-сайта Госкомархива Чувашии и основные требования к его заполнению»;
«Интернет-выставки как форма использования документов Архивного фонда Чувашской Республики».
В феврале 2004 года, в Государственном архиве печати Чувашской Республики прошел День специалиста, который проводился в преддверии профессионального праздника - Дня архивов. Работники архива печати организовали встречу с сотрудниками Научной библиотеки Чувашского государственного университета им. И.Н. Ульянова, в которой приняли участие 25 библиотечных работников.
В 2004 году в рамках деятельности по улучшению условий труда архивистов была проведена реконструкция нового здания для архивохранилищ и рабочих кабинетов сотрудников архивных учреждений.
В области социальной защиты сотрудники премировались за перевыполнение плановых показателей, оказывалась материальная помощь нуждающимся, было выделено 5 бесплатных путевок в детские оздоровительные лагеря (при плане 4 путевки в год) и одна путевка в детский санаторий. Согласно коллективным договорам, принятым госархивами, производились поощрения юбиляров, предоставлялись дополнительные отпуска работникам.
Указом Президента Чувашской Республики от 13 мая 2004 года № 54 за большой вклад в развитие архивного дела и защиту социальных прав граждан главному специалисту сектора по делам архивов администрации г. Новочебоксарск Н.В. Прониной присвоено почетное звание «Заслуженный работник культуры Чувашской Республики».
В целях стимулирования профессиональной деятельности и моральной поддержки архивистов в 2004 году за добросовестный труд в развитии архивного дела награждены:
Нагрудным знаком Росархива «Почетный архивист» - 1 сотрудник;
Почетной грамотой Росархива - 3 сотрудника;
Почетной грамотой Ассоциации книжных палат стран СНГ – 1 сотрудник;
Почетной грамотой Российской книжной палаты –1 сотрудник;
Почетной грамотой Госкомархива Чувашии – 6 сотрудников;
Благодарностью Госкомархива – 17 сотрудников;
Почетными грамотами и благодарностями других министерств и ведомств – 3 сотрудника;
Диплом Российского государственного военного историко-культурного центра при Правительстве Российской Федерации в номинации «Документалистика» присужден электронному изданию «Чуваши Поволжья и Приуралья: история и современность»;
В 2004 году 4 молодых специалиста республиканских государственных архивных учреждений поощрены специальными стипендиями Президента Чувашской Республики среди молодежи за особую творческую устремленность.