Информация о выполнении основных направлений развития архивного дела
в Чувашской Республике в 2010 году
1. Государственное регулирование развития архивного дела
Деятельность архивных учреждений Чувашской Республики в 2010 г. осуществлялась в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», Федеральным законом от 22 августа 1996 г. № 126-ФЗ «О государственной поддержке кинематографии в Российской Федерации», Законом Чувашской Республики от 30 марта 2006 г. № 3 «Об архивном деле в Чувашской Республике», Законом Чувашской Республики от 17 декабря 2008 г. № 60 «Об обязательном экземпляре Чувашской Республики», Республиканским стандартом качества предоставления государственных услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Чувашской Республики.
Основное внимание было уделено реализации мероприятий государственной программы «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2006-2010 годы», Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации, обеспечению выполнения положений подпрограммы «Развитие архивного дела в Чувашской Республике» республиканской целевой программы «Культура Чувашии: 2010-2020 годы», Комплексной программы экономического и социального развития Чувашской Республики на 2003-2010 годы, Концепции государственной национальной политики Чувашской Республики на 2006-2010 годы, Стратегии социально-экономического развития Чувашии до 2020 года, постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 28 февраля 2008 г. № 47 «Об издании Чувашской республиканской книги памяти жертв политических репрессий», иных законодательных и нормативных правовых актов органов государственной власти и органов местного самоуправления, касающихся архивного дела и функционирования архивных учреждений.
Изменений в структуре органов управления архивным делом на республиканском и муниципальном уровне не произошло.
В рамках реализации Закона Чувашской Республики от 14 июля 1997 г. № 12 «О государственных символах Чувашской Республики» и постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 21 июня 2005 г. № 153 «Об упорядочении использования государственных символов Чувашской Республики, а также наименований «Чăваш Республики», «Чувашская Республика» функции аппарата Геральдической комиссии Чувашской Республики возложены на Министерство культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики. Заведующий сектором архивов и главный специалист сектора являются заместителем председателя и секретарем Геральдической комиссии Чувашской Республики.
В 2010 году Государственным Советом Чувашской Республики были приняты изменения в Закон Чувашской Республики от 30 марта 2006 г. № 3 «Об архивном деле в Чувашской Республике», касающиеся определения прав пользователей на доступ к информации, содержащейся в архивных фондах (проект был подготовлен и принят в первом чтении в 2009 г.).
В истекшем году была продолжена работа по реализации постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 26 декабря 2008 г. № 403 «О порядке разграничения собственности между муниципальными образованиями, муниципальным образованием и Чувашской Республикой на архивные документы, созданные до образования, объединения, разделения или изменения статуса муниципальных образований и хранящиеся в муниципальных архивах». Приказом Минкультуры Чувашии от 09.09.2010 № 01-07/326 утвержден график приема в 2011-2015 годах на государственное хранение архивных документов, относящихся к государственной собственности Чувашской Республики.
В 2010 г. постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 26 марта 2010 г. № 82 было утверждено Положение о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики. Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 28 мая 2010 г. № 164 были утверждены новые «Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики», согласно которым за Минкультуры Чувашии и его структурным подразделением – сектором архивов – закреплена функция согласования инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики.
В IV квартале 2010 г. сектором архивов подготовлен и внесен Минкультуры Чувашии на рассмотрение Кабинета Министров Чувашской Республики проект постановления Кабинета Министров Чувашской Республики «О порядке возмещения за счет средств республиканского бюджета произведенных негосударственными организациями расходов на отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные архивы Чувашской Республики находящихся в их ведении архивных документов».
В январе 2010 г. между Минкультуры Чувашии и Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Чувашской Республики заключено соглашение об обмене информацией о реорганизованных (реорганизующихся) и ликвидированных (ликвидирующихся) организациях.
Для повышения качества работы ведомственных архивов были проведены три мероприятия: совещание по вопросам внедрения Типовой инструкции по делопроизводству и примерной номенклатуры дел в отделах Минфина Чувашии в районах и городах, семинар для организаций системы здравоохранения «Внедрение методических рекомендаций по ведению кадрового делопроизводства», семинар-совещание «Требования к составлению паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию, номенклатуры дел. Формирование дел в делопроизводстве в учреждениях и организациях» с организациями систем «Культура и искусство», «Наука и научное обслуживание», «Связь, радиовещание, телевидение и печать» - источниками комплектования государственных архивов. Особое внимание в прошедшем году было уделено повышению квалификации работников делопроизводственных служб и архивов организаций сферы образования на курсах для работников, ответственных за делопроизводство и ведомственные архивы при РГУ «Государственный архив современной истории Чувашской Республики».
Совместно с администрациями муниципальных образований были организованы и проведены семинары-совещания по вопросам комплектования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Чувашской Республики: на базе отдела Министерства финансов Чувашской Республики по Козловскому району было проведено совещание со специалистами отделов Минфина Чувашии в районах и городах по внедрению нормативных методических документов, вопросы делопроизводства и внедрения нормативных документов в редакциях республиканских и муниципальных газет обсуждались на Дне главного редактора в Моргаушском районе.
В отчетном периоде в рамках подпрограммы «Развитие архивного дела в Чувашской Республике» республиканской целевой программы «Культура Чувашии: 2010-2020 годы» на развитие архивных учреждений из республиканского бюджета было выделено 772,3 тыс. руб. В условиях ограниченного финансирования государственные архивы продолжили практику привлечения внебюджетных средств за счет оказания платных работ и услуг. Финансовые средства направлялись на ремонтные работы и премирование сотрудников.
Объемные показатели деятельности государственных архивов (прием документов на государственное хранение, утверждение описей) были использованы в качестве критериев оценки деятельности Министерства в соответствии со Стратегическим планом действий органов исполнительной власти Чувашской Республики. Выполнение показателей государственными архивами Чувашской Республики обеспечивалось на основе государственных заказов Минкультуры Чувашии на оказание архивных услуг населению. Государственный заказ на оказание архивных услуг населению в 2010 г. выполнен в полном объеме.
Основные показатели развития архивного дела выполнены.
2. Обеспечение сохранности и государственный учет
документов Архивного фонда
В связи с обострением проблем обеспечения сохранности и учета документально-культурного наследия Российской Федерации большое внимание в 2010 г. уделялось вопросам безопасности информационных ресурсов Архивного фонда Чувашской Республики. Вопросы обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов регулярно рассматривались экспертно-проверочной комиссией Минкультуры Чувашии, методическими комиссиями и дирекциями государственных архивов.
В начале 2010 г. сокращение бюджетного финансирования отразилось на охране зданий, где расположены государственные архивы. В связи с нехваткой финансовых средств охрана здания РГУ «Государственный архив современной истории Чувашской Республики» силами ФГУП «Охрана» МВД России велась лишь в ночное время, в РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» функции по охране здания в ночное время, в выходные и праздничные дни были возложены на сторожей, должности которых введены в штатное расписание архива. В дневное время было организовано дежурство сотрудников государственных архивов. С апреля (РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики») и декабря (РГУ «Государственный архив современной истории Чувашской Республики») 2010 г. в связи с выделением дополнительных средств из республиканского бюджета возобновлены договора с ФГУП «Охрана» МВД России по охране зданий архивов.
Осуществлялись мероприятия по повышению безопасности государственных архивов: рабочие кабинеты и архивохранилища РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» оборудованы охранной сигнализацией с выводом на центральный пульт, на всех запасных выходах из здания и выходах из архивохранилищ установлены двери с повышенной защитой; составлен и согласован с УВД по г. Чебоксары паспорт антитеррористической защищенности государственного архив; разработана «Декларация о пожарной безопасности РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» (зарегистрирована Отделом Государственного пожарного надзора г. Чебоксары УГПН Главного управления МЧС России по Чувашской Республике); на основе «Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации», утвержденных приказом Минкультуры России от 12.01.2009 № 3, разработаны «Специальные правила пожарной безопасности РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики», утвержденные приказом директора архива. В государственных архивах сотрудниками Отдела Государственного пожарного надзора г. Чебоксары УГПН Главного управления МЧС России по Чувашской Республике проведены занятия по пожарной безопасности и объектовые тренировки по эвакуации персонала из здания архива.
Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 26 марта 2010 г. № 82 утверждено Положение о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики. Данный нормативный правовой акт стал законодательной основой для организации в государственных архивах работы по выявлению и учету уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики.
В 2010 году в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики внесены сведения о 10 уникальных документах, хранящихся в РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» (пяти грамотах 1639-1694 гг. из фонда Киево-Николаевского Новодевичьего монастыря, метрических записях о рождении чувашского художника А.А. Кокеля и В.И. Чапаева из фонда «Коллекция метрических книг Чувашии» и др.). В РГУ «Государственный архив современной истории Чувашской Республики» составлен и согласован экспертно-проверочной комиссией Министерства «Перечень фондов, в которых возможно содержатся уникальные документы».
В целях совершенствования учета в соответствии с нормативными требованиями «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» в РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» составлена и утверждена приказом от 15.11.2010 № 174 программа архива «Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Чувашской Республики на 2011-2013 гг.», разработана и утверждена новая форма паспорта архивохранилища, дополненного показателями: состав и объем уникальных документов, объем фонда пользования на электронных носителях, объем музейных предметов и др.
В целях устранения нарушений законодательства об архивном деле, выявленных в сентябре 2009 г. в ходе проверки Управлением Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства Российской Федерации в области охраны культурного наследия по Приволжскому федеральному округу РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики», проведена шифровка метрических книг (пронумеровано 271514 листов), проверена нумерация и пронумерованы 39954 листа с составлением 3984 недостающих листов-заверителей в описях дел до 1917 г., составлен реестр описей дел постоянного хранения и по личному составу, уточнены объемы особо ценных дел личного происхождения, а также свободных номеров переданных в другие архивы, объединенных и числящихся на учете фондов. В РГУ «Государственный архив современной истории Чувашской Республики» продолжена работа по тиражированию недостающих экземпляров описей дел.
По-прежнему серьезной остается проблема нехватки площадей: в РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики», в муниципальных архивах Комсомольского, Красноармейского, Красночетайского, Яльчикского, Янтиковского районов показатель достиг 100%, в РГУ «Государственный архив современной истории Чувашской Республики», РГУ «Государственная книжная палата Чувашской Республики», муниципальных архивах Цивильского, Чебоксарского, Шумерлинского районов превысил 90%.
За 2010 г. в государственных и муниципальных архивах закартонировано 39,386 тыс. ед. хр., из них в государственных архивах – 21,156 тыс. ед. хр.
За истекший год осуществлена проверка наличия и физического состояния 46,153 тыс. ед. хр., из них в государственных архивах – 11,84 тыс. ед. хр.; в государственных архивах – проверка наличия и технического состояния 3,8 тыс. микроформ страхового фонда и 1,328 тыс. ед. хр. дубль-негативов фотодокументов.
Продолжена работа по реализации мероприятий Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации до 2011 г.: в РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики оцифровано 0,082 тыс. описей дел до 1917 г., 0,637 тыс. ед. хр. Ф. 206 «Коллекция картографических, топографических документов и описаний экономико-географических объектов органов межевания и землеустройства» и Ф. Р-125 «Облисполком Чувашской автономной области». На 01.01.2011 общий объем переведенных в цифровой формат документов на бумажной основе составил 130,735 тыс. файлов (1,108 тыс. ед. хр. без учета отсканированных описей и листов учета). Также переведено в цифровой формат 1,035 тыс. ед. хр. дубль-негативов фотодокументов; на 01.01.2011 общий объем оцифрованных фотодокументов составил 10,19 тыс. ед. хр.
Проделана значительная работа по улучшению физического состояния документов Архивного фонда Чувашской Республики: отреставрировано 0,89 тыс. ед. хр. (35,945 тыс. листов) фондов метрических книг, воеводских канцелярий, волостных правлений и др.
Государственными архивами продолжена работа по выявлению ОЦД: проведено выявление по фондам «Чебоксарская городская дума» и «Чувашский республиканский комитет ЛКСМ РСФСР» (1919-1940 гг.) составлены и утверждены экспертно-проверочной комиссией Министерства описи на 0,345 тыс. ед. хр.
По всем произошедшим изменениям в составе и объеме фондов в архивах своевременно осуществлялась выверка комплекса учетных документов.
Одним из основных направлений в области внедрения автоматизированных архивных технологий оставалось дальнейшее развитие общеотраслевой системы автоматизированного централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах Чувашской Республики, путем внедрения 4-ой версии ПК «Архивный фонд». Три государственных архива Чувашии полностью перешли на заполнение 4-ой версии ПК «Архивный фонд». Сотрудники государственных архивов приняли участие в семинаре-совещании «Организационные и методические вопросы внедрения 4-ой версии программного комплекса «Архивный фонд» в октябре 2010 г в г. Саратов. В муниципальных архивах проведена подготовительная работа по техническому оснащению компьютерного парка с соответствующими параметрами.
3. Формирование Архивного фонда. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий
В соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики, утвержденными постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 28 мая 2010 г. № 164 и в целях оказания методической и практической помощи сотрудникам служб делопроизводства органов исполнительной власти Чувашской Республики Министерством были подготовлены и утверждены приказом Министерства от 21 сентября 2010 г. № 01-07/343 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики. В течение IV квартала 2010 г. Министерством велась работа по согласованию инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики.
В IV квартале начата работа по внедрению в организациях-источниках комплектования государственных и муниципальных архивов «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Номенклатуры дел организаций на 2011 г. составлены и согласованы с архивными учреждениями в соответствии с данным Перечнем.
В области формирования Архивного фонда Чувашской Республики работа архивных учреждений была направлена на улучшение ведомственного хранения документов, обеспечения их сохранности, качественного пополнения Архивного фонда республики. Работа в данном направлении проводилась на основе реализации постановлений коллегии Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики от 15.12.2006 № 31 «О работе государственных архивов по комплектованию документами Архивного фонда Чувашской Республики» и от 28.09.2010 № 12 «О проблемах обеспечения сохранности, учета и использования документов Архивного фонда Чувашской Республики в государственных и муниципальных архивах».
Проведена работа по оптимизации состава организаций-источников комплектования профиля республиканских государственных и муниципальных архивов с учетом паспортизации ведомственных архивов по состоянию на 01.12.2009.
В рамках подготовки ВНИИДАД методических рекомендаций «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов» в соответствии с письмом НМС архивных учреждений Приволжского федерального округа от 11.06.2010 подготовлены и направлены в адрес Управления государственной архивной службы Самарской области ответы на анкету-вопросник для обобщения и представления в Росархив.
В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и в целях реализации указания Федерального архивного агентства о порядке взаимоотношений территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъектов Российской Федерации, с архивными органами и учреждениями субъектов Российской Федерации (письмо от 01.06.2005 № 4/1304-К), в отчетном периоде государственными архивами заключены договоры о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела с 3 федеральными организациями и 3 негосударственными структурами.
В соответствии с Регламентом государственного учета Архивного фонда Российской Федерации проведена паспортизация организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов Чувашской Республики по состоянию на 01.12.2010.
В целях исполнения архивного законодательства и совершенствования работы с документами в организациях республики осуществлено более 260 комплексных, тематических и контрольных проверок. По итогам проверок в организациях-источниках комплектования проведены совещания.
Были оказаны консультации организациям, в том числе и не являющимся источниками комплектования архивов, по вопросам работы с документами и обеспечения сохранности документов, также осуществлена научно-техническая обработка архивных документов, образовавшихся в их деятельности.
В соответствии с приказом Минкультуры Чувашии от 29 сентября 2009 г. № 01-07/319 «О проверке делопроизводства в подведомственных организациях Министерства» в первом квартале отчетного года было завершено проведение данных проверок.
В 2009 г. в целях расширения источников комплектования архивов электронными фото- и видеодокументами РГУ «Государственный архив электронной и кинодокументации Чувашской Республики» был подписан договор о взаимоотношениях и сотрудничестве с Автономным учреждением Чувашской Республики «Национальное радио Чувашии», в соответствии с которым в 2010 г. на постоянное хранение переданы образовавшиеся в деятельности автономного учреждения фонодокументы на электронных носителях в количестве 19 ед. учета.
В апреле 2009 г. подписан трехсторонний договор о взаимоотношениях и сотрудничестве между Минкультуры Чувашии, Госкомсвязьинформ Чувашии и РГУ «Государственный архив электронной и кинодокументации Чувашской Республики», в соответствии с которым Госкомсвязьинформ Чувашии обязуется ежегодно передавать копии электронных документов официального портала органов государственной власти Чувашской Республики www.cap.ru на постоянное хранение. В 2010 г. принято 4 оптических диска за 1 ноября 1996 г. – 23 марта 2010 г.
Продолжалась работа по пополнению Архивного фонда Чувашской Республики документами личного происхождения: налажено сотрудничество с проживающей в г. Санкт-Петербург Д.Ю. Джемс-Леви, праправнучкой цивильского купца Н.П. Курбатова – одного из основателей и владельцев Урмарской фабрики гнутой мебели, которая передала в РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» коллекцию уникальных фотодокументов в цифровом формате об архитектуре г. Цивильск и быте купцов.
Проведена работа комплектованию Архивного фонда Чувашской Республики документами по истории Чувашского края, хранящихся в федеральных архивных учреждениях. РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» на основе договора, заключенного с Российским государственным архивом древних актов, приобретены микрофильмы (позитивы) для включения в фонд особо ценных дел «Курмышская приказная изба» за период XVII - начала XVIII вв. (773 кадра).
В военно-медицинский музей Министерства обороны Российской Федерации из РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» переданы архивные документы фонда Р-1066 «Эвакуационный госпиталь № 3070 Наркомздрава РСФСР, г. Канаш Чувашской АССР» за 1943-1945 гг. в количестве 24 ед.хр. Данный фонд в 50-х годах XX в. был передан в ЦАМО (г. Подольск), однако часть дел оставалась в государственном архиве Чувашии.
За отчетный период на постоянное хранение принято более 15,9 тыс. ед. документов, утверждены описи на 25,972 тыс. дел управленческой документации, 0,256 тыс. ед. НТД. Продолжался прием на государственное хранение цифровых фотодокументов (принято 2,114 тыс. ед. уч.), электронных видеодокументов (0,106 тыс. ед. уч.) и фонодокументов (0,019 тыс. ед. уч.).
4. Научная информация и использование документов
Накопленные информационные ресурсы Архивного фонда Чувашской Республики используются в практических и научных целях. В приоритетном порядке в течение года осуществлялось информационное обеспечение мероприятий, проводимых органами государственной власти республики.
В рамках Года учителя, объявленного указом Президента Российской Федерации от 10 марта 2009 г. № 259 и указом Президента Чувашской Республики от 26 октября 2009 г. № 72, архивистами Чувашии были подготовлены электронный фотоальбом «Призвание учить…», каталог фильмов «Учителями славится Россия» (из фильмофонда РГУ «Государственный архив электронной и кинодокументации Чувашской Республики».
Значительное внимание архивными учреждениями республики уделялось реализации государственной программы «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2006-2010 годы» и Плана мероприятий по подготовке и проведению празднования в Чувашской Республике 65-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941–1945 годов. Были организованы «круглые столы», встречи, уроки, экскурсии. На страницах республиканских и местных газет опубликованы статьи и подборки документов. Государственными архивами Чувашской Республики были подготовлены электронное издание «Неизвестная война: секретные постановления Совнаркома Чувашской АССР и Чувашского обкома ВКП (б) за 1941-1945 гг.»»; виртуальные выставки «Ради жизни на земле» и «Тыл – фронту»; хроника событий «Чувашия в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.»; электронные фотоальбомы «Солдаты моей Родины», «Я не геройствовала, а жила», «Военные дороги архивиста П.Ф. Ермолаева»; ретроспективный указатель книг и брошюр «Книжная летопись Чувашской АССР. 1941–1945 гг.», каталог фильмов РГУ «Государственный архив электронной и кинодокументации Чувашской Республики» «Великий подвиг великого народа». Проводились тематические лекции на основе личных фондов участников Великой Отечественной войны и викторина в военно-патриотическом лагере «Сыны России – 2010».
2010 год был юбилейным годом государственности чувашского народа – 90 лет назад была образована Чувашская автономная область. В рамках празднования события государственными архивами Чувашии было подготовлено совместное электронное издание «Чувашия: история и современность». РГУ «Государственный архив электронной и кинодокументации Чувашской Республики» был организован показ краеведческих фильмов (проведено 23 киносеанса с охватом 1109 человек). Руководители государственных архивов приняли участие в работе круглого стола «Чувашия – наш общий дом», организованного Минкультуры Чувашии совместно с ГНУ «Чувашский государственный институт гуманитарных наук».
В рамках мероприятий по подготовке и проведению в 2010 г. Дня Республики был подготовлен электронный фотоальбом «Батыревский район в фотообъективе».
В государственных архивах прошли различные мероприятия, посвященные профессиональному празднику Дню архивов. 10 марта была проведена межрегиональная научно-практическая конференция «Архивы и наука: опыт взаимодействия» (материалы изданы). Для студентов ФГОУ ВПО «Чувашский государственный университет им. И.Н Ульянова», ГОУ ВПО «Чувашский государственный педагогический университет им. И.Н. Яковлева», ГОУ СПО «Чебоксарский экономико-технологический колледж», НОУ СПО «Торгово-технологический техникум», учеников МОУ «Средняя общеобразовательная школа № 10 г. Чебоксары» в рамках Дней открытых дверей проведены обзорные экскурсии.
Ко дню государственных символов Чувашской Республики проводились встречи со студентами, учащимися средних, средних специальных учебных заведений, где прочитан цикл лекций по истории создания государственной символики с демонстрацией архивных документов.
Всего в ходе проведения республиканских мероприятий с использованием архивных документов подготовлено 23 документальных выставки.
Для энциклопедии Красночетайского района Чувашской Республики государственными архивами были подготовлены статьи по истории и современному состоянию 70 населенных пунктов района.
Особое внимание уделялось в прошедшем году подготовке электронных изданий, электронных фотоальбомов, интернет-выставок. В рамках этой работы в 2010 г. были подготовлены 15 электронных изданий, электронных фотоальбомов, интернет-выставок (кроме вышеназванных: «К 75-летию Н.П. Карачарскова», «Красотины: и жизнь, и сцена – на двоих», «Классик чувашской поэзии» о жизни и творчестве Константина Иванова и др.).
До 2010 года государственными архивами Чувашии самостоятельно издавался электронный календарь знаменательных и памятных дат «Чувашия: Время. События. Люди». В 2010 году впервые была апробирована практика подобного издания в новом формате. В сборе материалов для календаря на 2011 г. принимали участие сотрудники всех республиканских государственных архивов, а также Национальной библиотеки Чувашской Республики. Электронный календарь структурирован по месяцам и дням, содержит информационный материал по памятным и знаменательным датам политической, хозяйственной и культурной жизни Чувашской Республики. Каждая дата снабжена иллюстративным материалом и фотодокументами.
Создание электронных копий особо ценных и уникальных документов и печатных изданий является одним из перспективных и востребованных направлений работы архивных учреждений Чувашской Республики. В прошедшем году были подготовлены электронные аналоги 56 печатных изданий.
Продолжалось сотрудничество республиканских государственных архивов с учреждениями культуры, научными и высшими учебными заведениями республики и Приволжского федерального округа. Архивисты участвовали в работе международных, всероссийских, межрегиональных и региональных научно-практических конференций, чтениях: «Великая Отечественная война 1941-1945 гг.: уроки истории», «Национальная государственность чувашского народа: история и современность», «Архивы и наука: опыт взаимодействия», «Роль архива в современном обществе», «Проблемы исторической регионалистики», «Перспективы модернизации российского образования», Петровские чтения (г. Чебоксары), «Человек на войне» (г. Йошкар-Ола), «Человек и документ» (г. Нижний Новгород), «Государственная власть и крестьянство в конце XIX – начале XXI века» (г. Коломна) и др. Традиционной формой взаимодействия архивистов республики и научной общественности становится проведение Архивных чтений. В 2010 г. Архивные чтения были посвящены 75-летию со дня образования Государственного архива современной истории (правопреемника партархива). Всего за отчетный период архивистами Чувашии подготовлено 26 докладов и сообщений.
Подготовленные архивистами научные статьи публиковались на страницах центральных и региональных периодических изданий («Советская Чувашия», «Чебоксарские новости», «Народная школа», «Лик», «Гасырлар авазы – Эхо веков», «Центр и периферия» и т.д.).
Активно использовались архивные документы в средствах массовой информации. На каналах ГТРК «Чувашия», «СТС-МТВ», «Канал 5+» вышло 11 телесюжетов на исторические темы, подготовленных с участием архивистов, в эфире «Чувашского радио» и «Национального радио Чувашии» прозвучало 23 радиопередачи, в печатных СМИ опубликовано 64 статьи и подборки документов по различной тематике с использованием ретроспективной информации.
Продолжено информационное обслуживание пользователей. Услугами архивов Чувашии воспользовалось 51,559 тыс. пользователей, количество выданных документов составило 141,249 тыс. ед. хр., количество изготовленных копий – 8,689 тыс. листов. Одной из приоритетных задач архивных учреждений по-прежнему является удовлетворение социально-правовых запросов граждан в целях защиты их конституционных прав. В 2010 г. архивными учреждениями республики исполнено 39,414 тыс. справок социально-правового характера, из них с положительным результатом – 35,079 ед. Тематических запросов исполнено 1 334. В читальных залах архивов занималось 1 134 исследователя. Исследователи обращались к документам архивов при разработке тем: «Политический и социально-экономический статус женщины», «Подготовка сельскохозяйственных кадров в Чувашии в 1965-2005 гг.», «Государственная архивная служба Чувашской Республики: итоги и перспективы (1992-2005)», «Творческая интеллигенция в годы Великой Отечественной войны», «Эвакуация населения из Чувашской автономной области во время голода 1921-1922 гг.», «Организация и деятельность политический партий в Чувашии», «Писатели и поэты Чувашии, участвовавшие в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.» и др.
5. Информатизация. Научно-справочный аппарат.
Методическая работа.
В 2010 г. продолжалась работа по информатизации деятельности архивных учреждений республики. В рамках республиканской целевой программы «Культура Чувашии: 2010-2020 годы» и за счет внебюджетных средств в государственных архивах пополнялся парк компьютерной и оргтехники, было приобретено антивирусное программное обеспечение для РГУ «Государственный архив электронных и кинодокументов Чувашской Республики», приобретены программы Информационно-справочная система архивной отрасли, «Фотокаталог», «Библиотека СИФ» для РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» и РГУ «Государственный архив современной истории Чувашской Республики».
Работа в области создания и совершенствования научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем осуществлялась в рамках программ республиканских государственных архивов по созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем к документам на 2006–2010 гг.
В области развития научно-справочного аппарата было проведено описание, усовершенствование, переработка более 9,7 тыс. ед. хр. (в том числе муниципальных архивах – более 0,4 тыс. ед. хр.) управленческой документации, 2,114 тыс. ед. хр. электронных фотодокументов, 49 ед. хр. (106 ед. уч.) электронных видеодокументов.
Продолжалась работа по усовершенствованию описей управленческой документации и личного происхождения. В РГУ «Государственный архив современной истории Чувашской Республики» завершена работа по усовершенствованию описей дел фонда Чебоксарского райкома КПСС (за отчетный период усовершенствовано 4504 ед.хр.).
Сотрудниками РГУ «Государственный архив современной истории Чувашской Республики» в 2010 г. завершена работа по описанию личных фондов участника Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., государственного и партийного деятеля И.П. Прокопьева, участника Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., народного поэта Чувашской АССР, критика и публициста П.П. Хузангая и др. Описанием документов личного происхождения занимались и муниципальные архивы (Ядринский район).
РГУ «Государственный архив электронной и кинодокументации Чувашской Республики» осуществлял описание электронных фото- и видеодокументов.
В республиканских государственных архивах продолжалась работа по рассекречиванию документов. В РГУ «Государственный архив современной истории Чувашской Республики» рассекречено 546 единиц хранения 27 фондов партийных органов за 1939-1979 гг. (Чувашский реском КП РСФСР, горкомов и райкомов). В РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» комиссией по рассекречиванию документов сняты ограничительные грифы с 8 единиц хранения 3 фондов за 1978-1979 гг. (Р-1041. Президиум Верховного Совета Чувашской АССР, Р-1245. Управление по охране государственных тайн в печати и других средствах массовой информации при Совете Министров Чувашской АССР Главного управления по охране государственных тайн в печати и других средствах массовой информации при Совете Министров СССР, Р-1432. Чувашское производственное управление строительства и эксплуатации автомобильных дорог Республиканского объединения по строительству и эксплуатации автомобильных дорог Нечерноземной зоны РСФСР Министерства автомобильных дорог РСФСР).
Рабочей группой РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» была продолжена работа по подготовке второй части путеводителя по фондам архива (советский период). Составлено 899 характеристик фондов.
За истекший период продолжалось накопление сведений об архивных документах в автоматизированных поисковых системах. В республиканских архивных учреждениях продолжено формирование тематической базы данных «Фотокаталог» (введено 304 ед.хр.); электронной картотеки «Метрические книги Чувашии» (внесена информация с 3016 карточек, объем внесенной информации составил 0,86 Мб; на 01.01.2011 база содержит сведения 174 ед.хр., 11917 карточек общим объемом 4,35 Мб), электронной картотеки по документам фонда Р-427. «Чебоксарский городской Совета народных депутатов Чувашской АССР и его исполнительный комитет» (внесена информация 30 ед. хр., набрано 2366 карточек, объем внесенной информации составил 2,232 Мб; на 01.01.2011 в базу внесены сведения 41 ед.хр., 3684 карточек общим объемом 3,116 Мб). В 2010 г. была подготовлена электронная версия Республиканской Книги памяти жертв политических репрессий (тематическая база данных создана на основе печатного аналога; доступна на портале «Архивы Чувашии» и сайте РГУ «Государственный архив электронной и кинодокументации Чувашской Республики»).
В 2010 г. сотрудники архивной службы Чувашии имели возможность знакомиться с новыми достижениями и передовым опытом в отрасли через ведомственные периодические журналы («Отечественные архивы», «Вестник архивиста»), издания органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации (Управления государственной архивной службы Самарской области, Комитета по делам архивов Нижегородской области, Комитета Республики Марий Эл по делам архивов, Управления архивами Свердловской области). Обмен опытом работы осуществлялся посредством личных контактов архивистов с коллегами из Приволжского региона (с архивными службами Мордовии, Марий Эл, Татарстана, Нижегородской и Ульяновской областей). Архивисты Чувашии приняли участие в заседании НМС архивных учреждений Приволжского федерального округа (г. Саратов).
В рамках работы по изучению правовой и нормативно-методической информации сотрудниками архивных учреждений используется информационная система «Гарант».
Важнейшим средством обмена информацией являются интернет-сайты федеральной и региональных архивных служб, которые способствует быстрому и качественному обеспечению архивных учреждений научно-технической информацией, предоставляют неограниченному кругу пользователей опыт работы по традиционным и инновационным направлениям деятельности. На портале «Архивы Чувашии» побывали посетители из США, Германии, Кипра, Китая, Польши, Беларуси, Эстонии, Казахстана и т.д. Муниципальные архивные учреждения пополняют сайты органов муниципального самоуправления.
Продолжилась работа по накоплению методической базы деятельности архивных учреждений. В целях оказания методической и практической помощи были подготовлены типовые и примерные инструкции по делопроизводству в отделах Министерства финансов Чувашской Республики в районах и городах, в территориальных избирательных комиссиях Чувашской Республики, в муниципальных дошкольных образовательных учреждениях, примерные номенклатуры дел, типовые положения о постоянно действующей экспертной комиссии и об архиве отделов Минфина Чувашии в районах и городах, территориальных избирательных комиссий, централизованных бухгалтерий администраций муниципальных районов Чувашской Республики, муниципальных дошкольных образовательных учреждений и др.
В 2010 г. сотрудники государственных архивов были привлечены к проведению проверок организации делопроизводства в учреждениях, подведомственных Минкультуры Чувашии.
6. Работа с кадрами
В истекшем году особое внимание уделялось профессиональной подготовке работников учреждений архивной службы Чувашии.
Продолжилась работа по повышению квалификации работников республиканских государственных и муниципальных архивов. Директор РГУ «Государственный архив современной истории Чувашской Республики», директор и заместитель директора РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» прошли обучение в «Учебно-методическом центре гражданской защиты» Государственного комитета Чувашской Республики по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям. Два сотрудника РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» прошли обучение в Чебоксарском кооперативном институте (филиале АНО ВПО «Российский университет кооперации») по программе повышения квалификации «Управление государственными и муниципальными заказами».
4 сотрудника государственных и муниципальных архивных учреждений без отрыва от производства завершили обучение в высших учебных заведениях. Три сотрудника государственных архивов (РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» и РГУ «Государственный архив электронной и кинодокументации Чувашской Республики») продолжили обучение по заочной форме аспирантуры в ФГОУ ВПО «Чувашский государственный университет им. И.Н. Ульянова».
В рамках работы по повышению квалификации сотрудников государственных и муниципальных архивов сектором архивов Минкультуры Чувашии были организованы и проведены обучающий семинар для работников, ответственных за организацию архивной службы в муниципальных образованиях и имеющих стаж работы в отрасли менее трех лет, продолжились начатые в 2009 г. кустовые совещания по вопросам обеспечения сохранности и учета архивных документов и подготовке паспортов организаций – источников комплектования. В рамках реализации законодательных актов Чувашской Республики был организован Республиканский семинар-совещание для руководителей государственных и муниципальных архивов по вопросу приема из муниципальных архивов на государственное хранение архивных фондов, отнесенных к государственной собственности Чувашской Республики.
Продолжилось сотрудничество с ФГОУ ВПО «Чувашский государственный университет им. И.Н. Ульянова», ГОУ ВПО «Чувашский государственный педагогический университет им. И.Я Яковлева», Чебоксарским экономико-технологический колледжем, студенты которых в государственных архивах проходили архивную и делопроизводственную практику. В 2010 г. на работу в республиканские государственные архивы было принято 3 выпускника этих учреждений.
В области социальной защиты сотрудники премировались за перевыполнение плановых показателей, нуждающимся оказывалась материальная помощь, выделялись бесплатные путевок в детские оздоровительные лагеря. Согласно коллективным договорам, принятым государственными архивами, производились поощрения юбиляров, предоставлялись дополнительные отпуска работникам.
За добросовестный труд и вклад в развитие архивного дела сотрудники архивных учреждений награждались государственными и ведомственными наградами, в том числе:
Почетной грамотой Федерального архивного агентства – 5 сотрудников;
Благодарностью Президента Чувашской Республики – 2 сотрудника;
Почетной грамотой Государственного Совета Чувашской Республики – 1 сотрудник;
Почетной грамотой Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики – 7 сотрудников;
Почетной грамотой Министерства сельского хозяйства Чувашской Республики – 1 сотрудник;
Благодарностью Минкультуры Чувашии – 1 сотрудник.
Директору РГУ «Государственный архив современной истории Чувашской Республики» Л.В. Устимовой за многолетний добросовестный труд и активное участие в организации использования документов Архивного фонда Российской Федерации было присвоено звание «Заслуженный работник культуры Чувашской Республики».
Сотрудник РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» В.Н. Сохорова в номинации «Лучшая исследовательская работа (публикация) в области архивного дела» Республиканского конкурса молодых специалистов в области культуры и архивного дела стала лауреатом II степени.
В 2010 г. 2 молодых специалиста республиканских архивных учреждений поощрены специальными стипендиями Президента Чувашской Республики среди молодежи за особую творческую устремленность.
Оплата труда работников государственных архивов осуществлялась в соответствии с постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 29 июня 2008 г. № 163 «Об оплате труда республиканских государственных архивных учреждений» с начислением ежемесячных и дополнительных выплат.