Методические рекомендации по составлению
плановой и отчетной документации
План работы на соответствующий год муниципальный архив разрабатывает самостоятельно при непосредственном взаимодействии с администрацией района (города) и на основе анализа состояния дел и итогов работы за предыдущий год, а также целевых комплексных программ по направлениям деятельности с учетом указаний Росархива и Минкультуры Чувашии. При разработке плана определяются задачи на предстоящий период, приоритетные направления и виды работ, намечаются их объемы.
Мероприятия и виды работ по обеспечению сохранности планируются с учетом финансирования на развитие архивного дела из местного бюджета. Работа по улучшению физического состояния документов определяется в соответствии с картотекой учета физического состояния дел.
При планировании показателей по приему документов на постоянное хранение и утверждению описей организаций на ЭПК Минкультуры Чувашии необходимо учитывать Сведения ежегодной паспортизации ведомственных архивов по состоянию на 1 декабря 200_ г. При планировании количества комплексных проверок следует исходить из того, что 1 раз в 5 лет в каждой организации должны быть проверены состояние делопроизводства и обеспечение сохранности документов. Тематические и контрольные проверки планируются по мере необходимости. Количество согласований номенклатур дел планируется исходя из того, что:
- каждая организация обязательно должна иметь этот нормативный документ;
- номенклатуры дел в среднем пересматриваются 1 раз в 3 года, а при коренных измененияхв структуре и функциях организации - безотлагательно.
Количество согласований положений об архиве, об экспертной комиссии и инструкций по делопроизводству планируется исходя из того, что эти организационные документы в обязательном порядке должны быть в каждом источнике комплектования.
Работа по созданию информационно-поисковых систем в отношении конкретных архивных фондов строится исходя из их информативности, используемости на основе данного анализа состояния научно-справочного аппарата. Кроме развития имеющихся систем научно-справочного аппарата также планируется создание новых информационно-поисковых систем, в том числе автоматизированных (при наличии компьютера), путем введения баз данных по программным комплексам Росархива.
Виды и объемы работ по информационной деятельности определяются потребностями органов местного самоуправления, учреждений, организаций района в документной информации при подготовке прогнозов, программ их социально-экономического развития, рассмотрения вопросов на Собрании депутатов и др., информационным обеспечением мероприятий по подготовке и празднованию юбилейных и памятных дат истории России, Чувашии, района, города, населенного пункта, учреждений, организаций, промышленных и сельскохозяйственных предприятий, юбилеев знаменитых земляков. При планировании бюджета рабочего времени на исполнение запросов социально-правового характера необходимо учитывать среднегодовые показатели последних лет, а также исполнение действующих актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по пенсионному законодательству.
План работы муниципального архива состоит из разделов, соответствующих направлениям развития архивного дела с приложениями, с учетом разделов, указанных в письме Росархива от 7 сентября 2016 г. № 4/1977-А «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2017 г. и их отчетности за 2016 г.».
В разделах плана в сжатой лаконичной форме определяются конечные результаты планируемых работ, обосновываются их виды и объемы, указываются основные организационно-методические мероприятия по обеспечению развития конкретного направления деятельности.
В основных показателях отражаются объемы по направлениям работы. Эти показатели контролируются Минкультуры Чувашии, а сведения о выполнении по наиболее важным видам деятельности по итогам I полугодия и отчетного года доводятся до глав администрации районов и городов.
Основные показатели составляются с квартальной и полугодовой разбивкой.
Расчетная часть плана составляется на основании утвержденных Росархивом «Норм времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами», (М., 2007).
Муниципальные архивные учреждения ежегодно составляют отчет о выполнении плана работы муниципального архива района (города) по схеме, аналогичной плану. В соответствующих разделах текстовой части подробно дается анализ основных итогов работы за год, показывается результативность проведенных организационно-методических мероприятий.
В состав плановой документации на 2017 год входит:
1. План работы на 2017 г. (показатели и текстовая часть, статистический отчет по форме № 1) (на бумажном носителе и в электронном формате);
2. График согласования номенклатур дел, проверок состояния работы с документами в организациях, упорядочения и приема-передачи документов;
3. Расчет бюджета рабочего времени муниципального архива района (города).
Отчетная документация за 2016 год состоит из отчета о работе за 2016 г. (показатели и текстовая часть), статистические отчеты по формам № 1-к (на бумажном носителе и в электронном формате);
В представленных отчетах за 2016 год необходимо более подробно отразить сведения:
о кадровых изменениях в муниципальном архиве;
о мероприятиях в области регулирования архивного дела в муниципальном образовании;
об изменениях в правовом статусе органа управления архивным делом муниципального образования;
о предоставлении площадей для хранения архивных документов и мероприятиях об усилении противопожарной безопасности;
об оснащенности компьютерной техникой (с отражением ее технических характеристик);
о ведении программного комплекса «Архивный фонд» (количество фондов, описей, единиц хранения, Мб);
о проделанной работе по розыску своевременно непринятых дел из организаций и оформлению итоговых документов;
информацию о работе по исполнению запросов социально-правового характера;
сведения о сетевой и телекоммуникационной инфраструктуре.
В отчете следует отражать наименования фондов, в отношении которых в течение года проводилась та или иная работа (проверка наличия, переработка описи и др.).
Также необходимы:
1. Книга поступлений (копия);
2. Акты приема-передачи документов;
3. Статьи, тексты радиопередач, копии инициативных документов, концепции выставок и перечни копий документов по ним;
4. Акты и справки комплексных проверок организаций;
5. Протоколы ЭПК при отделах (администрациях);
6. Документы о завершении розыска своевременно непринятых из организаций документов (акты, справки по каждой организации, сводную информацию);
7. Акты и справки проверок наличия и состояния дел фондов, проведенных в 2016 году;
8. Карточки фондов, в которых в течение отчетного года произошли изменения, а также на новые поступления;
9. Списки фондов (пересоставленные);
10. Копии массивов данных, накопленных в БД «Архивный фонд» в муниципальных архивах, БД «Фондовый католог» (данные – все файлы рабочего каталога DBF с расширением «.dbf» и «.fpt», предварительно заархивированные, на электронных носителях);
Вместе с планом работы и отчетом о выполнении плана работы ежегодно представляются документы, предусмотренные Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (М., 1997) в сроки, установленные данным Регламентом.