Об итогах развития архивного дела в 2008 году
Архивы играют важную роль в формировании информационного общества, являются уникальной составной частью историко-культурного наследия народа Чувашии. Предоставляя доступ к официальной информации и обеспечивая развитие гуманитарного знания, архивы содействуют решению задач социально-экономического развития республики, способствуют развитию гражданского общества.
В соответствии с приоритетами, обозначенными в «Комплексной программе экономического и социального развития Чувашской Республики на 2003–2010 годы»; подпрограмме «Развитие архивного дела в Чувашской Республике» республиканской целевой программы «Культура Чувашии: 2006-2011 годы»; Концепцией государственной национальной политики Чувашской Республики на 2006–2010 годы; стратегическая цель деятельности Минкультуры Чувашии – обеспечение хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Чувашской Республики и других архивных документов в интересах личности, общества, государства – останется неизменной, поскольку она соответствует основным функциям государства, выполняемым на постоянной основе.
Достижение названной цели, относящейся к компетенции отдела архивов министерства, обусловило в истекший период решение трех взаимоувязанных тактических задач, охватывающих в целом всю установленную сферу деятельности Министерства в области архивного дела:
1. Создание условий для вечного сохранения документов Архивного фонда Чувашской Республики как важной составной части государственных информационных ресурсов и историко-культурного наследия, а также использование и распространение передового опыта и стандартов хранения архивных документов.
2. Развитие информационного потенциала Архивного фонда Чувашской Республики.
3. Удовлетворение потребностей всех категорий пользователей в услугах архивов и реализация прав граждан на получение и использование информации, содержащейся в документах Архивного фонда Чувашской Республики.
Решение перечисленных задач обеспечивалось отделом архивов по следующим основным направлениям:
1) нормативно-правовое и научно-методическое;
2) организационное.
Одним из ключевых аспектов успешного развития архивной отрасли Чувашской Республики является поиск путей совершенствования юридических механизмов деятельности архивов всех уровней: государственных, муниципальных, ведомственных.
Решению этой проблемы была подчинена подготовка ряда законодательных и нормативных правовых актов. Так, на совершенствование основ и принципов действующего механизма государственного библиографического и статистического учета, обеспечения сохранности и информирования пользователей о различных видах тиражированных документов было направлено принятие новой редакции закона Чувашской Республики «Об обязательном экземпляре документов», принятого 17 декабря 2008 года.
В число наиболее острых проблем архивной отрасли входят вопросы собственности на архивные документы. Именно отсутствие правовых механизмов разграничения прав на архивные документы и порядка их передачи из одной формы в другую в течение продолжительного времени негативно влияло на сохранность документов и организацию к ним доступа для использования. В этой связи отделом архивов был разработан пакет из трех документов, по одному из которых – О порядке разграничения собственности между муниципальными образованиями, муниципальным образованием и Чувашской Республикой на архивные документы, созданные до образования, объединения, разделения или изменения статуса муниципальных образований и хранящиеся в муниципальных архивах – принято соответствующее постановление Кабинета Министров Чувашской Республики.
Важную роль в решении задач развития архивного дела играет постоянное повышение качества исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг в архивной сфере.
С этой целью и в рамках реализуемой в республике административной реформы отделом архивов был подготовлен «Административный регламент исполнения Министерством культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики государственной функции по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов в государственных архивах Чувашской Республики и муниципальных архивах», который охватывает весь комплекс административных процедур, связанных с разработкой и реализацией «Основных направлений развития архивного дела в Чувашской Республике».
Достижению этих же целей служит и разработанный отделом «Стандарт качества предоставления государственных услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Чувашской Республики», организация внедрения которого в деятельность государственных архивов осуществлялась в отчетном году.
Во взаимоотношениях министерства с муниципальными архивными учреждениями первостепенное значение имеют вопросы методического руководства деятельностью местных архивов. В соответствии с планом научно-методической работы экспертно-проверочной комиссии министерства в помощь архивным подразделениям администраций муниципальных районов и городских округов подготовлено и утверждено на ЭПК 17 научно-методических разработок, в том числе: «Методические рекомендации о проведении комплексных и тематических проверок в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов; 4 примерных номенклатуры дел (для органа местного самоуправления муниципального района и городского округа, для сельских поселений, для средних общеобразовательных школ и школ искусств); 4 информационно-методических письма по вопросам фондирования и описания документов; 4 типовых положения об архивах и об экспертных комиссиях образовательных учреждений (СОШ и школ искусств); 2 памятки по работе с общественными организациями, по собиранию документов «устной истории» и др.
Организационная работа в части создания условий для вечного сохранения документов Архивного фонда Чувашской Республики была направлена на реализацию программных мероприятий по реконструкции здания РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики» по ул. Урукова 2 а. Выделенные на 2008 г. средства в объеме 15 млн. рублей были освоены полностью. В отчетный период завершена надстройка мансардного этажа здания и произведено утепление его наружного периметра.
Кроме того, по предложению отдела архивов были внесены коррективы в проектно-сметную документацию в части, касающейся выделения специального помещения и закупки соответствующего оборудования для проведения дезинфекции и дезинсекции архивных документов. С целью ознакомления с опытом проведения подобных работ и использования технических средств их реализации представитель отдела совершил поездку в Республику Марий-Эл.
Вместе с тем, положение с сохранностью архивных фондов продолжает оставаться крайне серьезным. Это связано с копившейся десятилетиями слабостью материально-технической базы, значительным физическим и моральным износом технических средств защиты и инженерных коммуникаций архивных объектов, что не позволяет в полной мере гарантировать безопасность документов Архивного фонда Чувашской Республики.
Целям развития информационного потенциала Архивного фонда Чувашской Республики служит практика заключения договоров с организациями – источниками комплектования архивов о сотрудничестве в области организации работы с документами и подготовки их передачи на государственное хранение. по урегулированию взаимоотношений с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти по Чувашской Республики в части организации приема их документации на хранение в государственные архивы Чувашской Республики. Всего в 2008 году было заключено 33 таких договора, в том числе 11 – с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и 22 негосударственными организациями.
Важным инструментом в деле пополнения Архивного фонда Чувашской Республики документами, представляющими практическую и историко-культурную ценность, является экспертно-проверочная комиссия Министерства, деятельность которой обеспечивается отделом архивов. Всего в течение 2008 г. было проведено 15 заседаний комиссии, на которых были рассмотрены описи дел 424 юридических и физических лиц (фонды личного происхождения) общим объемом 40 657 единиц хранения.
Организационные усилия по удовлетворению потребностей всех категорий пользователей в информационных услугах архивов были направлены на расширение возможностей доступа к архивным документам, в том числе посредством представления их оцифрованных образов в сети Интернет.
В связи с этим одной из приоритетных задач отдела архивов в 2008 г. были организационные вопросы поддержания в актуальном состоянии портала «Архивы Чувашии». В рейтинге, составленном Федеральным архивным агентством сайты архивов Чувашии находятся в двадцатке лидеров. С начала его функционирования в 2006 г. его услугами воспользовалось более 14 тыс. граждан Чувашии, субъектов Российской Федерации, зарубежных государств.
Вместе с тем, не может не вызывать тревогу наметившаяся в 2008 г. тенденция по снижению количества посетителей портала (всего около 400 человек).
В целях удовлетворения постоянно растущих информационных потребностей граждан, общества и государства в документах государственных архивов Чувашской Республики необходимо с 2009 г. начать работу по переводу документов Архивного фонда Чувашской Республики на электронные носители, которая предполагает создание и размещение в свободном доступе в сети Интернет информационно-поисковых систем к документам государственных архивов Чувашской Республики, а также размещение в ней оцифрованных образов наиболее востребованных архивных документов.
Организационные усилия отдела архивов должны быть направлены также и на обеспечение свободного доступа всех категорий пользователей к хранящимся в архивах информационным ресурсам, как через читальные залы государственных архивов, так и путем организации историко-документальных выставок, подготовки сборников архивных документов.